Assim como seus contratos devem ser padronizados, seu processo de negociação também deve ser. Quanto mais você padronizar o processo, mais fácil será para paralegais e não advogados conduzirem negociações básicas. Se eles souberem o que é aceitável e o que não é, isso libera a equipe jurídica, que tem custos mais altos, para realizar trabalhos essenciais.
Estabelecer um Repositório Central de Contratos – Todos os seus contratos jurídicos precisam estar em um só lugar. Quando uma empresa armazena contratos em diferentes departamentos ou escritórios, é difícil encontrar contratos individuais. Noventa por cento dos profissionais do direito afirmam ter dificuldade em localizar contratos individuais . É por isso que centralizar seus contratos em um repositório seguro, pesquisável, digital e baseado em nuvem é uma prática recomendada fundamental.
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Silos departamentais ou baseados em localização também aumentam os riscos de contratos não padronizados e fora de conformidade. Você aumenta a visibilidade e o acesso ao armazenar tudo em um só lugar — física ou digitalmente (um repositório central também é mais fácil de manter seguro).
Padronizar o Roteamento de Contratos – Encaminhe todos os contratos para as pessoas certas para aumentar a eficiência e minimizar o risco de perda de contratos. Todo o processo se torna ineficiente quando ninguém sabe quem precisa ver o próximo contrato. Sua empresa precisa estabelecer um processo de encaminhamento padronizado e garantir que todos os funcionários saibam como ele funciona. Por exemplo, você pode ter uma política interna que determina que todos os contratos acima de um determinado valor devem ser aprovados pelo CFO ou pelo chefe de departamento. Todos sabem que precisam seguir isso? Com um processo padronizado, você pode garantir a conformidade com esse tipo de regra.